Step 1：認識聽眾

如果能夠事先知道觀眾的基本資訊，那麼在設計簡報訊息時，就可以將觀眾的特性融入簡報中。聽眾為什麼會來聽我們演講，想從我們的演講中得到什麼？我們的簡報內容能不能符合聽眾的需求？聽眾的人數有多少？

聽眾對主題的熟悉程度如何？所有人都很熟悉，還是只有部分人熟悉？聽眾的背景、教育程度、工作性質等同質性有多高？如果我們的聽眾對我們所要講的主題已經很熟悉，我們還講眾人皆知的基本觀念，是會讓人很厭煩的；反之，如果我們的聽眾對主題一點也不熟悉，而我們一下子就切入核心，讓聽眾一頭霧水，或者滿口聽不懂的專有名詞、英文簡稱，讓聽眾充滿挫折，那麼聽眾也不會讚美我們的。

所以，根據聽眾分析來準備簡報內容，需要為聽眾建立背景知識時，請大方地加以解釋，再把焦點拉回主題，讓所有聽眾都能同步。所以，也不要在中途塞給聽眾太多的參考資料，這樣聽眾會分心，還跟不上進度，請把所有補充資料全部放在最後面，甚至另外製作附錄，讓聽眾帶回去參考。

我們的聽眾是誰？可以用記者常用的五個W開始（Who, What, When, Where and Why）。

Who

誰會坐在聽眾席中？聽眾會是成人、青少年、小朋友，還是都有？聽眾不同您所用的語言和風格也要跟著調整。例如：如果對象是大人，我會說簡報就像是開車，是可以學習的，而且有機會成車神；如果是大學生，我會說簡報就像是騎卡腳車，是可以學習的，而且學會之後終身受用。那麼到底要分析聽眾的那些面向呢？

• 性別：不是有書說男人和女人是來自不同星球嗎？（女星男、金星女）
• 年紀
• 職業
• 教育程度
• 宗教信仰
• 種族
• 嗜好/偏好
• 政治信仰
• 教養
• 態度

這個清單還可以更長，我們應該根據我們的聽眾與場合，儘可能找到聽眾的共同點/相似處（similarities ），讓簡報發揮最大效益。

What

我們聽眾關心的議題是什麼？該如何討論這些議題？如果是爭議性的議題，如何安撫聽眾，讓聽眾不會害怕？

When

什麼時候開始簡報？是在早上聽眾很清醒的時候，還是在午後聽眾剛吃飽飯有點睏的時候？（肚皮飽眼皮鬆）如果您的簡報剛好被安排在午餐後，考慮來點幽默笑話或者穿插一點遊戲或活動。還有其他的簡報者嗎？他們是誰？他們的主題是什麼？您是第一位上台的，還是最後一位呢？

Where

您會在那裏簡報？是在演講廳、教室、還是戶外？聽眾的感受如何？聽眾是在演講廳吹著冷氣坐在舒服的椅子上，還是坐在硬板凳上呢？是在吵雜的飯店演講，還是旁邊還有其他活動正在進行中？

Why

聽眾為什麼要來聽您演講？是聽眾自己想要來聽，還是被強迫來的？聽眾期望得到什麼？資訊、觀點、還是純粹娛樂？高效能的演講要讓聽眾有收穫，要給聽眾一些什麼東西帶回去。在寫簡報內容時，試著穿聽眾的鞋子，如果我是聽眾，這樣講我會想要聽嗎？

簡報者看著聽眾就像在照鏡子，語氣、手勢，您想要知道自己的表現如何？看聽眾就知道了。

• 如果您很有趣，他們會笑。如果您不好笑卻想要搞笑，他們會很尷尬。
• 如果您很緊張，他們也會很不自在。
• 如果您很無聊，他們也會配合您，也許一路點頭與周公難分難捨。
• 如果您想要快快回家，他們也正這麼祈禱著。
• 如果您很enjoy，他們會微笑，和您一樣enjoy。
• 如果您一直變換情緒，他們也會像坐雲宵飛車一樣。
• 如果您喜歡他們，他們也喜歡您。
• 如果您不喜歡他們，會顯示出來，他們也不會為您瘋狂。
• 如果您指著他們的鼻子罵，他們也會回敬。只是聽眾通常是比較寬容的，他們比較想要和您站在同一陣線，而不是反對您。

最後，您的簡報目的是什麼？是要告知(Inform)、說服(Persuade)、還是訓練(Train)您的聽眾？目的不同做法也要不同！