“A picture is worth a thousand words”
這正是簡報者愛用視覺輔助的原因。視覺輔助可以強化和幫助聽眾了解複雜的資訊。但是如果用得不恰當，可是會搞壞整場簡報的。
運用視覺輔助應注意的幾項原則：
- 視覺輔助必須輔助簡報。不要沒有任何理由地show出一張圖片，這樣會讓聽眾很困惑。
- 視覺輔助必須是相關的。視覺輔助是要幫助聽眾了解訊息內容。
- 視覺輔助要在討論時才讓聽眾看到。如果您一直放著，當您在講或轉到另一個重點時，聽眾還是看著圖片而不理您。
- 簡單。不要用資訊淹沒您的聽眾。
- 對著聽眾講，而不是對著圖片講。（講給聽眾聽，不要講給圖表聽）
- 要很自在地運用視覺工具。如果您要用新科技，請先知道怎麼用它，事先好好練習。
常用的視覺輔助
- 圖表（Graphs ）：圖表是用來呈現數字或統計資訊。有些資訊用口頭溝通是很難有效溝通的，用圖表可以讓聽眾了解資訊。
- 圓餅圖（Pie Charts）：用圓餅圖可以呈現各部份在整體中的表現，如統計資訊、銷售資訊或者是支出。
- 線形圖（Line Graphs）：線形圖最適合用來呈現數字的大小或成長的高低。是展現時間變化的有效方法。
- 長條圖（Bar Graphs ）：最適合用來比較兩組或多組的數據。
在畫圖時，不要用黑色或太深的顏色，要用對比的顏色。要確保數字和百分比夠大到聽眾可以看得到，而且不要用太多資訊以免造成資訊超載。
- 繪圖（Charts）：有圖有字，最適合用來呈現過程。幾乎每一個主題都可以運用繪圖來呈現。
- 圖片（Pictures）：照片是最常見的視覺輔助。包括：海報、手繪圖、繪畫圖和照片等。
- 漫畫（Cartoons）：漫畫可以增加幽默，創造嘲諷效果。在處理嚴肅主題時，可以運用漫畫來增加幽默，創造輕鬆氣氛。但是，不要只是為了好玩而用漫畫，要確保所用漫畫與主題相關。
- 影片（Film）：影片可以為簡報增色，但是請注意時間與設備。
- 講義（Handouts）：發講義給聽眾，讓聽眾在會後可以有東西可參考。在簡報時發放講義可能會造成困擾。聽眾拿到講義後，會把注意力從您的身上轉移到講義。聽眾會看講義或讀講義，而不理您。如果您要聽眾把注意放在您身上，可以考慮簡報後再發講義。
- 實物（Objects）：實物可以讓簡報更豐富。要用實物時，要確定實物是適合的，是夠大到觀眾可以看得到。如果觀眾看不到是會很沮喪的，然後就不再聽您講了。
- 模型（Models）：模雰適合用在呈現事物的運作方式。
- 其他視覺輔助：在簡報中也可以增加聲音。例如講到馬可路德時，就可以播放馬可路德親口說：I have a dream!；如果主題是音樂，在討論到各種音樂時，播放一段代表音樂就會超棒的。
圖表的使用
表勝於文，圖勝於表，所以圖表自己就能說故事，換句話說，圖表只須標題，請勿再加上文字解釋圖表內容。詮釋這種智慧型的工作，千萬不要讓電腦做，要讓睿智的我們來發揮。如果怕到時緊張遺漏了重要的資訊，請把要講的內容打在備忘稿中。
動畫的使用
我們經常利用大餅圖、直條圖等來呈現統計數字，此時我們也可以多點創意，以動畫來呈現市場佔有率，或業績成長，更令人印象深刻。
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