2008年4月18日星期五

邊簡報,邊畫重點

用Powerpoint時,如果是站或靠近電腦,可以使用Microsoft PowerPoint 的虛擬畫筆,在投影片上寫字、圈選標記或是畫線。其方法如下:
  1. 從檢視>投影片放映(或按F5),開啟投影片





  2. 按右鍵,在選單中,點選【指標選項】。


  3. 選擇【螢光筆】,可以在投影片中畫線示,如下圖。
    可是投影片可能會用不同顏色設計,應該要可以選擇不同顏色的螢光筆,可以的!
    同樣按右鍵,在 【指標選項】點選【筆跡色彩】,就會開啟調色調,讓我們選取適合或喜歡的顏色。。



  4. 在【指標選項】中,可以選擇不同的畫筆功能。
    鋼珠筆和簽字筆都可以寫字,圈選投影片中的內容,兩者的區別就是鋼珠筆較細,簽字筆較粗。



  5. 寫錯字或圈選得不夠美,不用將就委曲,同樣按右鍵,在 【指標選項】點選【橡皮摖】,將橡皮擦移到圈選框或書寫的文字,就可以擦掉重寫重畫。
    當畫筆用完,按 ESC就可以了。投影片結束放映時,還會問您要不要儲存您的傑作喔。
    就這麼簡單,趕快試試看吧!

2008年4月7日星期一

PowerPoint技巧

接下來就動手設計一份符合KISS原則的投影片。

  1. 檔案>開新檔案
  2. 開啟【簡報設計範本】
    格式>投影片設計
    右欄工作窗格>新增>從簡報設計範本
    右欄工作窗格>範本>Office Online 的範本
    右欄工作窗格>最近使用的範本

  3. 由【套用簡報設計範本】選定擬套用的簡報設計範本
    點選擬套用的簡報設計範本縮圖,或由右方選單點選【套用至所有投影片】。
    請不要選色彩太過炫麗,或是漸層設計的範本。

  4. 套用一種色彩配置
    右欄工作窗格>色彩配置>點選擬套用的色彩配置


  5. 設計標題投影片
    拉一個文字框到頂端,在此框中輸入場合。
    場合與主講者字體大小為32點,簡報主題為44點以上,視字數多寡而定,但不宜過大,以免造成視覺壓迫。
    字型均為標楷體,加粗。


  6. 插入新投影片,選定版面配置方式
    直接點選【新投影片】的圖示,或由【格式】中點選【新投影片】。


  7. 善用母片設計簡報版面
    在母片所做的設定可以套用到所有投影片,是建立投影片一致性的最佳策略。
    字型均為:標楷體與Times New Roman,字體大小,標題大於44點,標題1為32點,每層少4點。
    版面設計好後,點選左下角的【標準模式】圖示或檢視【標準模式】,開始輸入投影片內容。


  8. 加上圖片,讓簡報更精彩
    圖片只需要標題,版面配置請選取【只有標題】:格式>投影片版面配置。
    插入>圖片>快取圖案其中有各式各樣的圖案設計,分類成線條、圖說文字等,最後一項為【其他快取圖案】,有各種圖案設計,點選圖案即套用到投影片。
    亦可由繪圖工具列中點選【快取圖案】。



  9. 設計動畫,增加效果
    選取圖片:繪圖>取消群組
    選取圖案:投影片放映>自動動畫>進入>選定動畫效果>設定開始、方向和速度
    選取圖案:投影片放映>自動動畫>影片路徑>其他影片路徑


2008年4月5日星期六

公開演說的技巧

  1. 與聽眾同調。在過程中要密切注意聽眾有沒有送出任何沒跟上、困惑或反對的線索。如果是有緊張或生氣的氣氛出現,請停下來,了解一下。
  2. 不要塞給聽眾太多資訊,讓聽眾超載。如果聽眾跟不上了,要趕快修補,可以穿插活動做緩衝。
  3. 適時穿插幽默,讓聽眾保持興趣。但要避免不適當或不好笑的笑話。
  4. 要掌握時間。自己準時結束,不要讓主席或聽眾幫您結束。
  5. 站、走、移動,配合適當的手勢和臉部表情,都比坐萫或站著不動好。坐著盯著電腦螢幕唸是最要命的,站著不動低頭唸A4稿更是要不得。
  6. 善用適當的聽覺、視覺或道具,來加強簡報效果。
  7. 熟悉設備,確定設備在簡報前架設好,而且測試過,運作正常。
  8. 萬一發生技術問題,還有備援方案。
  9. 事先檢查場地,確保電腦投影設備、燈光、音響、座位和空調等,都安排妥當。
  10. 如果使用PowerPoint做為視覺輔助工具,不要用太多動畫、音效和鮮豔顏色,免得觀眾眼花潦亂。
  11. 不要用小字打在投影片上,然後唸給聽眾聽。
  12. 千萬不要唸稿,要用講的,像對著聽眾講話一樣。
  13. 相信您所說的,很說服力地說出來。不要低聲含糊像在喃喃自語。
  14. 有自信。您的站姿和自信感,會讓溝通更有效率。
  15. 如果不小心犯錯了,沒關係,修正後,繼續下去。
  16. 運用3秒鐘法與聽眾做目光接觸。換句話說,直視觀眾的眼睛三秒鐘,然後移到下一位觀眾。然後和一群觀眾做目光接觸,每隔一段時間,掃瞄全場。讓全場觀眾都感覺自己的存在與參與。
  17. 說給聽眾聽,而不要說給螢幕聽。
  18. 不要匆匆帶過。適時停頓,讓聽眾有機會回味一下、想一下。
  19. 做自己。聽眾會原諒您的緊張,但是聽眾希望您能好好的講。
  20. 不要一直抱歉。因為這樣會讓您看起很不適任或很軟弱。如果發現問題,馬上修正,然後繼續。沒有必要指出問題或錯誤,聽眾搞不好根本沒有發現。更不要怪別人。

非語言的溝通

非語言的溝通是文化、是情境,是比語文溝通更有力。文化:非語言的溝通每個家庭、每個社區、每個城市、每個國家,都不同。例如:很多手勢在不同文化可能有完全不同的意思。場合:非語言的溝通要視場合而定。例如:一個人可以哀偒哭泣,也可能喜極而泣。

“Action Speaks Louder Than Words”

肢體語言是由我們的身體所傳達的溝通。例如:目光接觸、手勢、表情、姿勢、外表等等。


目光接觸

「眼睛是靈魂之窗」。目光接觸是最重要的非語言技巧。目光接觸可以溝通訊息,譬如:小朋友在父母「看」一眼後就立刻停止嘻鬧。被老師叫到回答問題時,看一眼同學的眼睛就知道答案了。眼睛可以告訴我們一個人是快樂、哀傷、還是痛苦。

在簡報時,先與您最熟悉的人目光接觸三秒鐘,然後移往下一位聽眾。試著和大部分的聽眾目光接觸,交替著凝視全部聽眾,我們要讓聽眾參與我們的簡報。如果您覺得不自在時,在移回讓您覺得最舒服的聽眾身上。


臉部表情

就像眼睛一樣,臉部表情也可以溝通訊息和情緒,強化語言溝通。譬如當您很興奮的時候,您的臉部表情會增強您的情緒。請記得,非語言的溝通遠比語言溝通更強而有力。臉部表情的原則:做自己,不要過度表演。只要想您要說什麼就好了,換句話說,不要想臉部表情。如果您相信您自己說的,您的臉部表情就會很自然。在開始講之前,先微笑。微笑可以讓聽眾感到自在,也讓我們自在和自信。


手勢

手勢可以強化簡報,以符號取代語言訊息,例如和平和OK的符號。但是手勢在不同文化有不同的意思,請小心使用。手勢可以強化文字,讓我們看起來不會硬垹垹的。在沒做手勢時,手就自然地放在身體兩側。不要把手放在背後或口袋,也不要抱在胸前,因為這樣反而會讓聽眾注意您的雙手而忘記了您的訊息。


姿勢

很有精神地站直,不要無精打彩地或是靠著東西,這樣會讓我們看起來不值得信賴。看起來要很高興來簡報。良好的姿勢可以傳達自信,可以讓聲音更好聽。把頭歪一邊或往前傾,都會牽動到喉嚨。在開講前也要坐直,讓自己看起來很冷靜。當輪到我們上台簡報時,走路要有自信,要抬頭挺胸。開講後肩膀自然放鬆,兩腳自然站,不要像被定住一樣。


外表

簡報的穿著要能有效傳達您的訊息。穿著要適合場合,不要太over,也不可以太休閒。當您有選擇時,穿著要舒適、熟悉,您自己覺得很讚。簡報不是穿新衣服新鞋子的好時機。您的外表可以創造正向的第一印象,讓您看起來很專業很值得信任。當您要溝通訊息時,這是很重要的。


外表的原則
  • 永遠要看起來很專業。
  • 永遠穿著保守的衣服或風格。
  • 可以考慮紅色配件。


女性的穿著原則

  • 建議穿套裝。
  • 不要穿無袖的衣服。
  • 裙長不宜過短(約及膝),基本款,深色,專業。
  • 飾品應該搭配衣服,基本款、基本色。可以考慮紅色。紅色是吸引力的顏色,紅色飾品可以讓聽眾注意您。紅色是代表權力的顏色。
  • 珠寶手飾。要配載珠寶,款式要簡單,愈少愈好。一隻手只戴一個戒指。太多的手飾會分散聽眾的注意力,如果您變成聖誕樹還會造成燈光的問題。
  • 鞋子也要搭配衣服,要保守、舒服、要夠穩。所以露腳指,細跟,都不建議。 如果穿絲襪的話,建議多帶一雙備用,萬一不小心勾到了,可以替換。
  • 髮型和化粧也要保守。避免太不正常的顏色,過度極端的顏色。眼粧可以強調眼睛,但請適當,煙薰可能就太over了。
  • 指甲。請不要留太長,指甲油顏色或彩繪圖案不要太奇怪,沒有最好。
  • 不要戴帽子。


男性的穿著原則

  • 建議穿西裝、領帶。襯衫要熨平。
  • 顏色保守為宜,避免不尋常的風格。
  • 鞋子和襪子的顏色要協調,深色為佳。
  • 領帶是最power的部分,因為領帶是聽眾最先注意到地方。君不見總統辯論時,媒體焦點都放在兩位候選人的領帶上。避免有文字或是圖案的領帶,或是太怪異的樣式。領帶的樣式要保守,不要太誇張。可以考慮搭配紅色領帶,或是有紅色底色的領帶。因為,紅色是吸引人的顏色,所以紅色領帶,可以將聽眾的眼光帶到您的身上。
  • 珠寶手飾要簡單。一隻手只能帶一個戒指,手錶以保守樣式為宜。有些人覺得男生帶耳環是不專業的,所以儘可能把耳環拿掉。
  • 髮型以保守為宜。如果留長髮,建議撥到後面,甚至紮扎起來。
  • 前額有瀏海是可以接受的,但是請梳理好。
  • 不要戴帽子。

請記住,我們想要留給聽眾良好的第一印象,所以不要穿戴任何會讓聽眾質疑我們的專業和信任的衣服手飾。

聲音

聲音可以由音域、音量、音速、音色、發音,幾個方面來說明。

音域

試試您的聲音可以多高、多低。在簡報時,試著維持在一個主要的範圍。如果您的音量平常都很高的話,降低一點。

【練習】音調是用來賦予意義的,音調要傳達的不是您說什麼,而是您怎麼說的。
試著用這些字詞的意思,說出下面這幾個字:
“Shock,” “Surprise,” “Angry,” “Sad.”
「吃驚」、「驚喜」、「生氣」、「哀傷」“I can’t believe you did that! I can’t believe you did that. I can’t believe you did that.”
「我真不敢相信您會這樣做!」 「我真不敢相信您會這樣做!」 「我真不敢相信您會這樣做!」

音量

您的聲音有多大。簡報時要講得夠大聲,讓聽眾可以聽到您。當然,您的音量可以視聽眾人數多寡和場地來調整。但是要記得,麥克風不能取代您的音量。您也不能對著聽眾嘶吼,所以要盡可能保持平穩、愉人的音量。

【練習】試著在客廳對在廚房的家人講話,然後站在門口,對著馬路上的家人講話。有沒有發現,戶外的空氣對您的聲音影響。如果不知道要講什麼,您可以唸林肯總統的蓋茲堡講稿:“Four score and seven years ago our fathers brought forth on this continent, a new nation, conceived in Liberty, and dedicated to the proposition that all men are created equal.Now we are engaged in a great civil war, testing whether that nation, or any nation so conceived and so dedicated, can long endure. We are met on a great battle-field of that war. We have come to dedicate a portion of that field, as a final resting place for those who here gave their lives that nation might live. It is altogether fitting and proper that we should do this.”(http://www.americanrhetoric.com/speeches/gettysburgaddress.htm)


音速

您說話的速度。大部分的人說許速度是每分鐘130到190字。您的說話速度要讓聽眾可以了解但是又不會太慢到他們想要幫您把話說完。

【練習】找個計時器或鐘,以正常講話的速度唸下面這段文字。
“Like other space probes, such as Viking I and Mariner 10, the Voyager mission focused on information gathering. Voyager consisted of a large satellite dish and magnetic field that surrounds planets. Other instruments that could gather information, such as wind speeds on the planet surfaces and atmospheric temperatures, were also included.”
如果時間是在17~21秒的話,您是以正常速度說話。如果少於17秒,那您就說得太快了,您的聽眾可能沒有辦法了解或跟上。如果超過21秒,那您就講得太慢了;聽眾可能會覺得無聊。所以──練習、練習、再練習!


音色

是您的音色和音調。舌、顎、齒、唇,決定了我們的音質。然後影響我們怎麼說話和發音,以及您的整體音色。在簡報時最好保持平穩和愉人的聲音。


發音

指單字的正音和您所用的發音。簡報要清晰,要小心每個字的發音。

常見的英文發音錯誤:
“Often” is pronounced, “Ofen”. There is not “t” sound.
“The’ is pronounced “Thuh” not “thee”.
“Congratulations” is pronounced, “Con - grat - you - lations” not “Con - grad u - lations.“Get” is pronounced, “g -et” not “git”.
“Picture” is pronounced, “pic - ture” not “pic-sure” or “pitcher”
“February” is pronounced, “Feb - ru - ary,” not “Feb - u - ary”.
“Library” is pronounced, “li- brary” not “Li - berry”
“Probably” is pronounced, “Pro - bab - ly” not “Prob - ly”
“Family” is pronounced, “Fam - i - ly” not “Fam - ly”.
“Ask” or” Asked” is pronounced, “As -k” not “ax” or “axed”
“Adult” is pronounced, “uh-Duhlt” not “AD-uhlt”
“Evening” is pronounced, “EEV-nihng” - (two syllables)
“Lightning” is pronounced, “LYT-nihng” not “LYT-ehn-ihng”
“Umbrella’ is pronounced, “uhm-BREHL-uh” not “UHM-bur-ehl-uh”

【練習】這是幾個常見的錯誤,現在讓我們來練習一下。把下面這段文字唸幾遍,注意發音。您可以找個人來聽您唸,或錄音錄影下來。
“One of the greatest joys in life is the birth of a child. This new addition to one’s family is often a great turning point. After all of the congratulation on the new baby - and the hundreds of pictures - the work truly begins. Child rearing is probably on of the most important jobs on earth. Most libraries contain many volumes of instruction on raising children and even the government promotes many important programs. Just remember to get the best advice possible and ask questions frequently.”

中文也有相同的情況,例:「花」唸成「發」。

常見的聲音問題
  • 單調的聲音:每個字、每個字子、每個段落,都用相同的音域、音量和音速,聽起來就會很單調。在簡報時要運用表情和聲音變化,因為平常講話時,我們的聲音都是有變化的。
  • 重複相同模式:如果每個句子都用相同的音速和音域,就會產生歌唱效果。
  • 口頭禪:當在思考或要提出一個新點子時,常會用的一些字詞,例如:“ummm,” “OK”, “all right,” “like,” “you know,” and don’t forget “aaaaaah”;「總而言之」、「我這樣講您懂嗎」、「您有沒有聽懂」。在家人、朋友面前,練習簡報。請他們在您講到這些口頭禪時,大聲叫您的名字。

2008年4月4日星期五

簡報成功關鍵

簡報是什麼呢?簡報是一種正式的溝通,目的在提供資訊、說服,甚至是娛樂他人。所以簡報要為聽眾所了解,要回應所處情境。好的簡報令人印象深刻,甚至讓聽眾驚讚,贏得選票、專案、支持、好成績。上台簡報可以建立自信,倡議觀點,開啟機會的大門,增進社交生活,實現職涯成就。

簡報成功的關鍵可以歸納為內容、態度/形象、和聲音三部份。請您猜猜看那項是簡報成功的關鍵呢?想想我們每次為了簡報搜索枯腸地找資料寫腳本,答案當然是內容囉!

錯,我們辛辛苦苦準備的內容只佔7%;簡報成功最主要的關鍵是態度/形象,佔58%;其次是聲音,佔35%。回想一下所謂的名嘴,那麼這層道理也就不說自明了。

美國加州柏克萊大學心理學教授Albert Mebrabian提出「7/38/55定律」說明旁人對我們的觀感,只有7%是取決於談話內容,有38%在於輔助表達談話內容的方法,也就是語氣、手勢等等肢體語言;而有高達55%是決定於我們看起來夠不夠有說服力,是不是很有自信,是不是很專業;換句話說:外在決定內在。做簡報時,要充份準備內容,還要用誠懇的語言,更要有真誠的態度和表達專業的形象。再有價值的內容,也要透過我們的表達,才能有效傳達給聽眾,才能對聽眾產生影響。

態度

  • 我能做好簡報

  • 我的內容很有價值

  • 我的觀眾很重要(顧客焦點)我要讓觀眾很有收穫

形象
情緒

  • 我很高興來做簡報

  • 我要用熱情感染我的觀眾

衣著

  • 我很專業

  • 我很有精神

  • 男:西裝(深色)+襯衫(淺色)+領帶

  • 女:套裝+窄裙+高跟鞋


聲音

  • 感情

  • 運用聲調技巧

  • 節奏快慢

  • 停頓

  • 強調目光接觸

  • 演講者應該隨時與聽眾保持目光接觸;每個人約3-5秒。

2008年4月3日星期四

成功簡報七步驟

每個人在眾人面前說話,幾乎都會感到些許的不自在。因為我們往往會擔心很多事情,怕別人看笑話,怕忘記要講什麼,怕講的笑話不好笑,不知道手該放在那兒,應該怎麼站;反正有太多太多的事情要擔心,結果常顯得手足無措。這些都是心理擔心的,所以真正的問題在心理,如果能消除這層心理障礙,那麼每個人的不自在也將會消失無蹤。 如果了解簡報是什麼,對自己要講的內容很有信心,做好準備,那麼,這些擔心都是多餘的了。

簡報是說服的藝術,要說服觀眾接受我們的觀點,首先要抓住觀眾的注意力,然後幫助觀眾清楚地掌握我們要傳達的訊息,引導聽眾同意我們的觀點,最後建立共識。Practice makes perfect,茲分七個步驟來介紹成功的簡報技巧。
  1. 認識觀眾
  2. 組織內容
  3. 設計投影片
  4. 設計視覺輔助
  5. 彩排演練
  6. 精彩開講
  7. 回答觀眾提問