邊簡報，邊畫重點

用Powerpoint時，如果是站或靠近電腦，可以使用Microsoft PowerPoint 的虛擬畫筆，在投影片上寫字、圈選標記或是畫線。其方法如下：

1. 從檢視＞投影片放映（或按F5），開啟投影片






2. 按右鍵，在選單中，點選【指標選項】。
   



3. 選擇【螢光筆】，可以在投影片中畫線示，如下圖。
   可是投影片可能會用不同顏色設計，應該要可以選擇不同顏色的螢光筆，可以的！
   同樣按右鍵，在 【指標選項】點選【筆跡色彩】，就會開啟調色調，讓我們選取適合或喜歡的顏色。。
   
   
   


4. 在【指標選項】中，可以選擇不同的畫筆功能。
   鋼珠筆和簽字筆都可以寫字，圈選投影片中的內容，兩者的區別就是鋼珠筆較細，簽字筆較粗。



寫錯字或圈選得不夠美，不用將就委曲，同樣按右鍵，在 【指標選項】點選【橡皮摖】，將橡皮擦移到圈選框或書寫的文字，就可以擦掉重寫重畫。

當畫筆用完，按 ESC就可以了。投影片結束放映時，還會問您要不要儲存您的傑作喔。
就這麼簡單，趕快試試看吧！

PowerPoint技巧

接下來就動手設計一份符合KISS原則的投影片。

1. 檔案＞開新檔案
   
2. 開啟【簡報設計範本】
   格式＞投影片設計
   右欄工作窗格＞新增＞從簡報設計範本
   右欄工作窗格＞範本＞Office Online 的範本
   右欄工作窗格＞最近使用的範本
   
   
3. 由【套用簡報設計範本】選定擬套用的簡報設計範本
   點選擬套用的簡報設計範本縮圖，或由右方選單點選【套用至所有投影片】。
   請不要選色彩太過炫麗，或是漸層設計的範本。
   
   
4. 套用一種色彩配置
   右欄工作窗格＞色彩配置＞點選擬套用的色彩配置
   
   


5. 設計標題投影片
   拉一個文字框到頂端，在此框中輸入場合。
   場合與主講者字體大小為32點，簡報主題為44點以上，視字數多寡而定，但不宜過大，以免造成視覺壓迫。
   字型均為標楷體，加粗。
   
   


6. 插入新投影片，選定版面配置方式
   直接點選【新投影片】的圖示，或由【格式】中點選【新投影片】。
   
   
   
7. 善用母片設計簡報版面
   在母片所做的設定可以套用到所有投影片，是建立投影片一致性的最佳策略。
   字型均為：標楷體與Times New Roman，字體大小，標題大於44點，標題1為32點，每層少4點。
   版面設計好後，點選左下角的【標準模式】圖示或檢視【標準模式】，開始輸入投影片內容。
   
   


8. 加上圖片，讓簡報更精彩
   圖片只需要標題，版面配置請選取【只有標題】：格式＞投影片版面配置。
   插入＞圖片＞快取圖案其中有各式各樣的圖案設計，分類成線條、圖說文字等，最後一項為【其他快取圖案】，有各種圖案設計，點選圖案即套用到投影片。
   亦可由繪圖工具列中點選【快取圖案】。
   
   



9. 設計動畫，增加效果
   選取圖片：繪圖＞取消群組
   選取圖案：投影片放映＞自動動畫＞進入＞選定動畫效果＞設定開始、方向和速度
   選取圖案：投影片放映＞自動動畫＞影片路徑＞其他影片路徑
   
   
   

公開演說的技巧

1. 與聽眾同調。在過程中要密切注意聽眾有沒有送出任何沒跟上、困惑或反對的線索。如果是有緊張或生氣的氣氛出現，請停下來，了解一下。
   
2. 不要塞給聽眾太多資訊，讓聽眾超載。如果聽眾跟不上了，要趕快修補，可以穿插活動做緩衝。
   
3. 適時穿插幽默，讓聽眾保持興趣。但要避免不適當或不好笑的笑話。
   
4. 要掌握時間。自己準時結束，不要讓主席或聽眾幫您結束。
   
5. 站、走、移動，配合適當的手勢和臉部表情，都比坐萫或站著不動好。坐著盯著電腦螢幕唸是最要命的，站著不動低頭唸A4稿更是要不得。
   
6. 善用適當的聽覺、視覺或道具，來加強簡報效果。
   
7. 熟悉設備，確定設備在簡報前架設好，而且測試過，運作正常。
   
8. 萬一發生技術問題，還有備援方案。
   
9. 事先檢查場地，確保電腦投影設備、燈光、音響、座位和空調等，都安排妥當。
   
10. 如果使用PowerPoint做為視覺輔助工具，不要用太多動畫、音效和鮮豔顏色，免得觀眾眼花潦亂。
    
11. 不要用小字打在投影片上，然後唸給聽眾聽。
    
12. 千萬不要唸稿，要用講的，像對著聽眾講話一樣。
    
13. 相信您所說的，很說服力地說出來。不要低聲含糊像在喃喃自語。
    
14. 有自信。您的站姿和自信感，會讓溝通更有效率。
    
15. 如果不小心犯錯了，沒關係，修正後，繼續下去。
    
16. 運用3秒鐘法與聽眾做目光接觸。換句話說，直視觀眾的眼睛三秒鐘，然後移到下一位觀眾。然後和一群觀眾做目光接觸，每隔一段時間，掃瞄全場。讓全場觀眾都感覺自己的存在與參與。
    
17. 說給聽眾聽，而不要說給螢幕聽。
    
18. 不要匆匆帶過。適時停頓，讓聽眾有機會回味一下、想一下。
    
19. 做自己。聽眾會原諒您的緊張，但是聽眾希望您能好好的講。
    
20. 不要一直抱歉。因為這樣會讓您看起很不適任或很軟弱。如果發現問題，馬上修正，然後繼續。沒有必要指出問題或錯誤，聽眾搞不好根本沒有發現。更不要怪別人。

非語言的溝通

非語言的溝通是文化、是情境，是比語文溝通更有力。文化：非語言的溝通每個家庭、每個社區、每個城市、每個國家，都不同。例如：很多手勢在不同文化可能有完全不同的意思。場合：非語言的溝通要視場合而定。例如：一個人可以哀偒哭泣，也可能喜極而泣。

“Action Speaks Louder Than Words”

肢體語言是由我們的身體所傳達的溝通。例如：目光接觸、手勢、表情、姿勢、外表等等。


目光接觸

「眼睛是靈魂之窗」。目光接觸是最重要的非語言技巧。目光接觸可以溝通訊息，譬如：小朋友在父母「看」一眼後就立刻停止嘻鬧。被老師叫到回答問題時，看一眼同學的眼睛就知道答案了。眼睛可以告訴我們一個人是快樂、哀傷、還是痛苦。

在簡報時，先與您最熟悉的人目光接觸三秒鐘，然後移往下一位聽眾。試著和大部分的聽眾目光接觸，交替著凝視全部聽眾，我們要讓聽眾參與我們的簡報。如果您覺得不自在時，在移回讓您覺得最舒服的聽眾身上。


臉部表情

就像眼睛一樣，臉部表情也可以溝通訊息和情緒，強化語言溝通。譬如當您很興奮的時候，您的臉部表情會增強您的情緒。請記得，非語言的溝通遠比語言溝通更強而有力。臉部表情的原則：做自己，不要過度表演。只要想您要說什麼就好了，換句話說，不要想臉部表情。如果您相信您自己說的，您的臉部表情就會很自然。在開始講之前，先微笑。微笑可以讓聽眾感到自在，也讓我們自在和自信。


手勢

手勢可以強化簡報，以符號取代語言訊息，例如和平和OK的符號。但是手勢在不同文化有不同的意思，請小心使用。手勢可以強化文字，讓我們看起來不會硬垹垹的。在沒做手勢時，手就自然地放在身體兩側。不要把手放在背後或口袋，也不要抱在胸前，因為這樣反而會讓聽眾注意您的雙手而忘記了您的訊息。


姿勢

很有精神地站直，不要無精打彩地或是靠著東西，這樣會讓我們看起來不值得信賴。看起來要很高興來簡報。良好的姿勢可以傳達自信，可以讓聲音更好聽。把頭歪一邊或往前傾，都會牽動到喉嚨。在開講前也要坐直，讓自己看起來很冷靜。當輪到我們上台簡報時，走路要有自信，要抬頭挺胸。開講後肩膀自然放鬆，兩腳自然站，不要像被定住一樣。


外表

簡報的穿著要能有效傳達您的訊息。穿著要適合場合，不要太over，也不可以太休閒。當您有選擇時，穿著要舒適、熟悉，您自己覺得很讚。簡報不是穿新衣服新鞋子的好時機。您的外表可以創造正向的第一印象，讓您看起來很專業很值得信任。當您要溝通訊息時，這是很重要的。


外表的原則

• 永遠要看起來很專業。
  
• 永遠穿著保守的衣服或風格。
  
• 可以考慮紅色配件。

女性的穿著原則

• 建議穿套裝。
  
• 不要穿無袖的衣服。
  
• 裙長不宜過短（約及膝），基本款，深色，專業。
  
• 飾品應該搭配衣服，基本款、基本色。可以考慮紅色。紅色是吸引力的顏色，紅色飾品可以讓聽眾注意您。紅色是代表權力的顏色。
  
• 珠寶手飾。要配載珠寶，款式要簡單，愈少愈好。一隻手只戴一個戒指。太多的手飾會分散聽眾的注意力，如果您變成聖誕樹還會造成燈光的問題。
  
• 鞋子也要搭配衣服，要保守、舒服、要夠穩。所以露腳指，細跟，都不建議。 如果穿絲襪的話，建議多帶一雙備用，萬一不小心勾到了，可以替換。
  
• 髮型和化粧也要保守。避免太不正常的顏色，過度極端的顏色。眼粧可以強調眼睛，但請適當，煙薰可能就太over了。
  
• 指甲。請不要留太長，指甲油顏色或彩繪圖案不要太奇怪，沒有最好。
  
• 不要戴帽子。

男性的穿著原則

• 建議穿西裝、領帶。襯衫要熨平。
  
• 顏色保守為宜，避免不尋常的風格。
  
• 鞋子和襪子的顏色要協調，深色為佳。
  
• 領帶是最power的部分，因為領帶是聽眾最先注意到地方。君不見總統辯論時，媒體焦點都放在兩位候選人的領帶上。避免有文字或是圖案的領帶，或是太怪異的樣式。領帶的樣式要保守，不要太誇張。可以考慮搭配紅色領帶，或是有紅色底色的領帶。因為，紅色是吸引人的顏色，所以紅色領帶，可以將聽眾的眼光帶到您的身上。
  
• 珠寶手飾要簡單。一隻手只能帶一個戒指，手錶以保守樣式為宜。有些人覺得男生帶耳環是不專業的，所以儘可能把耳環拿掉。
  
• 髮型以保守為宜。如果留長髮，建議撥到後面，甚至紮扎起來。
  
• 前額有瀏海是可以接受的，但是請梳理好。
  
• 不要戴帽子。

請記住，我們想要留給聽眾良好的第一印象，所以不要穿戴任何會讓聽眾質疑我們的專業和信任的衣服手飾。

聲音

聲音可以由音域、音量、音速、音色、發音，幾個方面來說明。

音域

試試您的聲音可以多高、多低。在簡報時，試著維持在一個主要的範圍。如果您的音量平常都很高的話，降低一點。

【練習】音調是用來賦予意義的，音調要傳達的不是您說什麼，而是您怎麼說的。
試著用這些字詞的意思，說出下面這幾個字：
“Shock,” “Surprise,” “Angry,” “Sad.”
「吃驚」、「驚喜」、「生氣」、「哀傷」“I can’t believe you did that! I can’t believe you did that. I can’t believe you did that.”
「我真不敢相信您會這樣做！」 「我真不敢相信您會這樣做！」 「我真不敢相信您會這樣做！」

音量

您的聲音有多大。簡報時要講得夠大聲，讓聽眾可以聽到您。當然，您的音量可以視聽眾人數多寡和場地來調整。但是要記得，麥克風不能取代您的音量。您也不能對著聽眾嘶吼，所以要盡可能保持平穩、愉人的音量。

【練習】試著在客廳對在廚房的家人講話，然後站在門口，對著馬路上的家人講話。有沒有發現，戶外的空氣對您的聲音影響。如果不知道要講什麼，您可以唸林肯總統的蓋茲堡講稿：“Four score and seven years ago our fathers brought forth on this continent, a new nation, conceived in Liberty, and dedicated to the proposition that all men are created equal.Now we are engaged in a great civil war, testing whether that nation, or any nation so conceived and so dedicated, can long endure. We are met on a great battle-field of that war. We have come to dedicate a portion of that field, as a final resting place for those who here gave their lives that nation might live. It is altogether fitting and proper that we should do this.”(http://www.americanrhetoric.com/speeches/gettysburgaddress.htm)


音速

您說話的速度。大部分的人說許速度是每分鐘130到190字。您的說話速度要讓聽眾可以了解但是又不會太慢到他們想要幫您把話說完。

【練習】找個計時器或鐘，以正常講話的速度唸下面這段文字。
“Like other space probes, such as Viking I and Mariner 10, the Voyager mission focused on information gathering. Voyager consisted of a large satellite dish and magnetic field that surrounds planets. Other instruments that could gather information, such as wind speeds on the planet surfaces and atmospheric temperatures, were also included.”
如果時間是在17～21秒的話，您是以正常速度說話。如果少於17秒，那您就說得太快了，您的聽眾可能沒有辦法了解或跟上。如果超過21秒，那您就講得太慢了；聽眾可能會覺得無聊。所以──練習、練習、再練習！


音色

是您的音色和音調。舌、顎、齒、唇，決定了我們的音質。然後影響我們怎麼說話和發音，以及您的整體音色。在簡報時最好保持平穩和愉人的聲音。


發音

指單字的正音和您所用的發音。簡報要清晰，要小心每個字的發音。

常見的英文發音錯誤：
“Often” is pronounced, “Ofen”. There is not “t” sound.
“The’ is pronounced “Thuh” not “thee”.
“Congratulations” is pronounced, “Con - grat - you - lations” not “Con - grad u - lations.“Get” is pronounced, “g -et” not “git”.
“Picture” is pronounced, “pic - ture” not “pic-sure” or “pitcher”
“February” is pronounced, “Feb - ru - ary,” not “Feb - u - ary”.
“Library” is pronounced, “li- brary” not “Li - berry”
“Probably” is pronounced, “Pro - bab - ly” not “Prob - ly”
“Family” is pronounced, “Fam - i - ly” not “Fam - ly”.
“Ask” or” Asked” is pronounced, “As -k” not “ax” or “axed”
“Adult” is pronounced, “uh-Duhlt” not “AD-uhlt”
“Evening” is pronounced, “EEV-nihng” - (two syllables)
“Lightning” is pronounced, “LYT-nihng” not “LYT-ehn-ihng”
“Umbrella’ is pronounced, “uhm-BREHL-uh” not “UHM-bur-ehl-uh”

【練習】這是幾個常見的錯誤，現在讓我們來練習一下。把下面這段文字唸幾遍，注意發音。您可以找個人來聽您唸，或錄音錄影下來。
“One of the greatest joys in life is the birth of a child. This new addition to one’s family is often a great turning point. After all of the congratulation on the new baby - and the hundreds of pictures - the work truly begins. Child rearing is probably on of the most important jobs on earth. Most libraries contain many volumes of instruction on raising children and even the government promotes many important programs. Just remember to get the best advice possible and ask questions frequently.”

中文也有相同的情況，例：「花」唸成「發」。

常見的聲音問題

• 單調的聲音：每個字、每個字子、每個段落，都用相同的音域、音量和音速，聽起來就會很單調。在簡報時要運用表情和聲音變化，因為平常講話時，我們的聲音都是有變化的。
  
• 重複相同模式：如果每個句子都用相同的音速和音域，就會產生歌唱效果。
  
• 口頭禪：當在思考或要提出一個新點子時，常會用的一些字詞，例如：“ummm,” “OK”, “all right,” “like,” “you know,” and don’t forget “aaaaaah”；「總而言之」、「我這樣講您懂嗎」、「您有沒有聽懂」。在家人、朋友面前，練習簡報。請他們在您講到這些口頭禪時，大聲叫您的名字。

簡報成功關鍵

簡報是什麼呢？簡報是一種正式的溝通，目的在提供資訊、說服，甚至是娛樂他人。所以簡報要為聽眾所了解，要回應所處情境。好的簡報令人印象深刻，甚至讓聽眾驚讚，贏得選票、專案、支持、好成績。上台簡報可以建立自信，倡議觀點，開啟機會的大門，增進社交生活，實現職涯成就。

簡報成功的關鍵可以歸納為內容、態度/形象、和聲音三部份。請您猜猜看那項是簡報成功的關鍵呢？想想我們每次為了簡報搜索枯腸地找資料寫腳本，答案當然是內容囉！

錯，我們辛辛苦苦準備的內容只佔7％；簡報成功最主要的關鍵是態度/形象，佔58％；其次是聲音，佔35％。回想一下所謂的名嘴，那麼這層道理也就不說自明了。

美國加州柏克萊大學心理學教授Albert Mebrabian提出「7/38/55定律」說明旁人對我們的觀感，只有7％是取決於談話內容，有38％在於輔助表達談話內容的方法，也就是語氣、手勢等等肢體語言；而有高達55％是決定於我們看起來夠不夠有說服力，是不是很有自信，是不是很專業；換句話說：外在決定內在。做簡報時，要充份準備內容，還要用誠懇的語言，更要有真誠的態度和表達專業的形象。再有價值的內容，也要透過我們的表達，才能有效傳達給聽眾，才能對聽眾產生影響。

態度

• 我能做好簡報


• 我的內容很有價值


• 我的觀眾很重要（顧客焦點）我要讓觀眾很有收穫

形象
情緒

• 我很高興來做簡報


• 我要用熱情感染我的觀眾

衣著

• 我很專業


• 我很有精神


• 男：西裝（深色）＋襯衫（淺色）＋領帶


• 女：套裝＋窄裙＋高跟鞋

聲音

• 感情


• 運用聲調技巧


• 節奏快慢


• 停頓


• 強調目光接觸


• 演講者應該隨時與聽眾保持目光接觸；每個人約3-5秒。

成功簡報七步驟

每個人在眾人面前說話，幾乎都會感到些許的不自在。因為我們往往會擔心很多事情，怕別人看笑話，怕忘記要講什麼，怕講的笑話不好笑，不知道手該放在那兒，應該怎麼站；反正有太多太多的事情要擔心，結果常顯得手足無措。這些都是心理擔心的，所以真正的問題在心理，如果能消除這層心理障礙，那麼每個人的不自在也將會消失無蹤。 如果了解簡報是什麼，對自己要講的內容很有信心，做好準備，那麼，這些擔心都是多餘的了。

簡報是說服的藝術，要說服觀眾接受我們的觀點，首先要抓住觀眾的注意力，然後幫助觀眾清楚地掌握我們要傳達的訊息，引導聽眾同意我們的觀點，最後建立共識。Practice makes perfect，茲分七個步驟來介紹成功的簡報技巧。

1. 認識觀眾
2. 組織內容
3. 設計投影片
4. 設計視覺輔助
5. 彩排演練
6. 精彩開講
7. 回答觀眾提問

聆聽名人演講

聆聽名人演講是學習的好方法，在American Rhetoric網站上，我們可以聆聽百大名人演講，還可以聽電影中的主角所發表的演講，而且影片下方還附有全文。

Dr. Martin Luther King最有名的： I Have a Dream
http://www.americanrhetoric.com/speeches/mlkihaveadream.htm


movie speeches
http://www.americanrhetoric.com/speechbank.htm

Step 7：回答提問

80/20原則

Step 6：精彩開講

您會不會害怕上台，下面這個小小測驗，可以了解您的上台恐懼有多高。

當您必須上台簡報/演講時：（請以是或否回答）

• 您的手腳發抖
• 您的膝蓋不聽使喚
• 您感覺自己發燒生病
• 您的心臟快跳出來了
• 您的胃翻攪
• 您的呼吸困難
• 您的聲音斷裂或發抖
• 您感到口乾舌躁
• 您開始冒汗
• 您感到頭昏腦脹
• 您感到胸痛
• 您開始舌頭打結講話結巴
• 您開始抽筋
• 您想要死了算了
• 您忘了您想要說什麼
• 您只能僵在那兒
  

接下來算一下，您有幾個「是」：
10個以上：您真的需要好好看下面的克服上台恐懼處方。
8~9個：來杯咖啡配上蘋果捲，坐下來看下面的內容吧！
5~7個：看看下面的內容也無傷。
1~4個：接下所有的演講、簡報，Just Do IT!

克服上台恐懼處方

1. 承認自己有上台恐懼。每位演講上台都會緊張，如果有人說他不緊張，這個人是不值得信賴的。把緊張這股能量轉換成活力和熱情。有點焦慮是好事。它會激發能量，開啟記憶寶庫，讓您的演講更聚焦，更有節奏感。
   
2. 提早到會場或事前先去認識一下會場。事熟悉一下場地與設備。看看可不可以做一下調整，例如：桌子和椅子、麥克風、講台、電腦的位置、燈光、空調等等。我通常都會事先告訴主辦單位，我會自備電腦，如果不會太麻煩的話，我希望能提早20～30分鐘到會場。
   
3. 練習、練習、再練習。對著鏡子講，講給家人或朋友聽，錄影下來。在學校時，有機會上台報告，要把握。信心是簡報成功關鍵，信心是從經驗中累積來的。練習時請模擬真實情境，熟悉電腦設備與您的投影片。如果您對您的內容愈熟悉，講得就愈順，就愈有信心，聽眾就愈信服愈肯定您。
   
4. 歡迎您的聽眾，在簡報開始前問候大家，與大家聊一聊。與聽眾熟了，自己會愈自在。可惜在台灣很多主辦單位不知道是為了表示慎重還是尊重，都要把主講者當成神秘嘉賓，不到開始不讓主講者與聽眾接觸。
   
5. 深呼吸。從丹田深吸一口氣，數到十，由口鼻呼出。張大嘴巴，可以讓您的肺充滿氧氣，該您喉嚨放鬆。
   
6. 放張可以讓您微笑的照片在手邊（貼在電腦上或便條紙上），有需要時瞄一下，讓您心情放鬆，情不自禁地微笑。
   
7. 保持目光接觸。當您需要加持時，看一下熟悉的面孔或是友善的面孔，等您比較自在時，再把目光移到其他人身上。如果您開始感到焦慮，再把目光移回熟悉友善的面孔。
   
8. 在演講/簡報當天和前一天不要喝咖啡。
   
9. 想像自己成功的畫面。在腦海中想著在場的每個人都微笑著欣賞您精彩的簡報。您很有自信，聲音響亮、清晰和堅定。
   
10. 把您的小抄放在講台上或貼在電腦上。因為如果您的手在發抖，很可能小抄會掉滿地。是「小」抄喔，所以應該長得很小，比如便條紙，而不會是可以遮住您的臉的A4紙張或筆記本。
    
11. 運動是關閉緊張神經的好方法。在您上台前，自己到一間空房間，做一點簡單的跳躍運動或小跑一下。只要能夠讓您釋放多額的緊張神經就好了，不要做到汗流浹背累得半死喔！年輕人可能覺得跳躍小跑沒意思，那提供兩段有創意的放鬆方法：OK GO(1)、(2)和Jump On It。
    
12. 好好照顧自己。吃好穿好，充份休息。
    
13. 在上台前不要吃大餐，不要吃太飽。
    
14. 多喝點水（半小時前），記得在上台前去上廁所。
    
15. 放鬆。如果您真的很緊張，請把注意力放在您身體最緊張的部位，如：胃、手、膝蓋、腳。把那個部分肌肉拉緊幾秒鐘，然後放鬆重複兩、三次，直接全身放鬆為止。
    
16. 為自己和聽眾搭一座友誼的橋樑。聽眾分析做得愈完整，愈容易把聽眾當成朋友，不會緊張害怕。

上台恐懼症狀和調整方法

• 口乾舌躁：喝口水，放慢說話速度，或者嚼口香糖，但是記得在上台前或與主辦單位見面前吐掉。
  
• 呼吸困難：做深呼吸。呼吸練習可以幫助我們安定神經，讓手腳不會發抖，心臟不會跳出來，不會胸痛和暈眩。
  
• 冒汗：別管它，假裝什麼事都沒發生，因為除了您，沒有人知道。
  
• 吃螺絲。放慢說話速度。胃翻攪轟隆響：別管它，假裝什麼事都沒發生，因為您不說，沒有人知道。
  

Knight, L. D. (2005, December). You're On! Effective Presentation Skills. Retrieved April 4, 2008, from http://www.nctraining.ncgov.com/main/effective_presentation/effective_presentation.htm

Step 5：彩排演練

演講都有時間限制，好的演講者要能控制時間。切記，千萬不要拖延時間，就算是前一位演講者暫用了我們的時間，我們還是要儘可能地準時結束，尤其是當我們是最後一位演講者時，因為觀眾不會記住之前誰拖延時間，只會記得我們暫用他們的寶貴時間。

要能有效控制時間需要練習，而且要知道每張投影片所花費的時間。PowerPoint有排練的功能，只要按一下 [投影片放映]功能表上的[排練時間]即可。接下來模擬演講實況，PowerPoint就會自動記錄每張投影片所花費的時閜。使用[排練]對話方塊中的不同按鈕暫停放映投影片、重新播放投影片、以及換到下一張投影片。 PowerPoint 會記錄每一張投影片出現的時間，並據以設定放映的時間。當完成排練之後，可以接受該項時間設定或重新試一次。

大概沒有多少人會真的這樣照表操課，但是至少照著講稿演練一遍，可以估計一場簡報約花費多少時間。

講義

演講是無形的服務，所以要加以有形化，最具體的有形化就是提供講義。講義通常是將投影片的內容印出來給觀眾，通常投影片都是彩色的，但是講義卻只能印黑白的，所以在印製投影片之前請先以灰階預覽的功能檢視一遍，看看有沒有黑白無法顯示的內容，有的話應補全。另外，若有演講效果的設計，則列印投影片時，應將相關投影片隱藏起來，如穿插的笑話或互動的問題與解答。

至於講義該在演講前發或是演講後發呢？大部份都是演講前發，但是有時考慮演講效果，也可以在演講後才發，讓觀眾專心聽演講，尤其是互動式、參與式的演講。

講義是要加深觀眾的印象，所以以清楚易讀為原則，雖然PowerPoint有一頁列印六張投影片的功能，但是印出來每張投影片都看不清楚，那又何必提供講義呢，只是徒具形式而已！所以原則上是以每頁列印兩張較為清楚，有些投影片有精緻的圖表時，應一張列印一張投影片。小記：我們可以把一件事情做「完」，也可以把一件事做「好」；讓我們試著把每一件事都做「好」，相信世界會更美好。

Step 4：善用視覺輔助

“A picture is worth a thousand words”

這正是簡報者愛用視覺輔助的原因。視覺輔助可以強化和幫助聽眾了解複雜的資訊。但是如果用得不恰當，可是會搞壞整場簡報的。

運用視覺輔助應注意的幾項原則：

1. 視覺輔助必須輔助簡報。不要沒有任何理由地show出一張圖片，這樣會讓聽眾很困惑。
2. 視覺輔助必須是相關的。視覺輔助是要幫助聽眾了解訊息內容。
3. 視覺輔助要在討論時才讓聽眾看到。如果您一直放著，當您在講或轉到另一個重點時，聽眾還是看著圖片而不理您。
4. 簡單。不要用資訊淹沒您的聽眾。
5. 對著聽眾講，而不是對著圖片講。（講給聽眾聽，不要講給圖表聽）
6. 要很自在地運用視覺工具。如果您要用新科技，請先知道怎麼用它，事先好好練習。

常用的視覺輔助

• 圖表（Graphs ）：圖表是用來呈現數字或統計資訊。有些資訊用口頭溝通是很難有效溝通的，用圖表可以讓聽眾了解資訊。
• 圓餅圖（Pie Charts）：用圓餅圖可以呈現各部份在整體中的表現，如統計資訊、銷售資訊或者是支出。
• 線形圖（Line Graphs）：線形圖最適合用來呈現數字的大小或成長的高低。是展現時間變化的有效方法。
• 長條圖（Bar Graphs ）：最適合用來比較兩組或多組的數據。
  

在畫圖時，不要用黑色或太深的顏色，要用對比的顏色。要確保數字和百分比夠大到聽眾可以看得到，而且不要用太多資訊以免造成資訊超載。

• 繪圖（Charts）：有圖有字，最適合用來呈現過程。幾乎每一個主題都可以運用繪圖來呈現。
• 圖片（Pictures）：照片是最常見的視覺輔助。包括：海報、手繪圖、繪畫圖和照片等。
• 漫畫（Cartoons）：漫畫可以增加幽默，創造嘲諷效果。在處理嚴肅主題時，可以運用漫畫來增加幽默，創造輕鬆氣氛。但是，不要只是為了好玩而用漫畫，要確保所用漫畫與主題相關。
• 影片（Film）：影片可以為簡報增色，但是請注意時間與設備。
• 講義（Handouts）：發講義給聽眾，讓聽眾在會後可以有東西可參考。在簡報時發放講義可能會造成困擾。聽眾拿到講義後，會把注意力從您的身上轉移到講義。聽眾會看講義或讀講義，而不理您。如果您要聽眾把注意放在您身上，可以考慮簡報後再發講義。
• 實物（Objects）：實物可以讓簡報更豐富。要用實物時，要確定實物是適合的，是夠大到觀眾可以看得到。如果觀眾看不到是會很沮喪的，然後就不再聽您講了。
• 模型（Models）：模雰適合用在呈現事物的運作方式。
• 其他視覺輔助：在簡報中也可以增加聲音。例如講到馬可路德時，就可以播放馬可路德親口說：I have a dream!；如果主題是音樂，在討論到各種音樂時，播放一段代表音樂就會超棒的。

圖表的使用

表勝於文，圖勝於表，所以圖表自己就能說故事，換句話說，圖表只須標題，請勿再加上文字解釋圖表內容。詮釋這種智慧型的工作，千萬不要讓電腦做，要讓睿智的我們來發揮。如果怕到時緊張遺漏了重要的資訊，請把要講的內容打在備忘稿中。

動畫的使用

我們經常利用大餅圖、直條圖等來呈現統計數字，此時我們也可以多點創意，以動畫來呈現市場佔有率，或業績成長，更令人印象深刻。

Step 3：設計投影片

簡報最主要的目的是傳達訊息，所以的內容都應該輔助訊息的傳達，與此目標無關的，都不應該在簡報中出現。

簡報設計的原則是KISS (Keep It Simple and Stupid)。其實準備簡報內容和寫文章是一樣的，訂好題目後，先列出大綱，把重要的觀念和關鍵字的關連性架構出來，接下來再加上創意，以數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助說明。


文字的使用

善用PowerPoint的簡報設計範本，可以省去我們配色定字型的時間。切記簡報是輔助我們傳達訊息，真正在傳達訊息，說服觀眾的是我們，所以不要將投影片設計成小抄或腳本，照本宣科。我們可以從行銷的角度來看，如果我們只是照唸的話，那麼同樣的內容，以後可能就是下面聽講的人來唸，而不是我們了，所以每場演講都應該建立我們的無可取代的優勢，傳達不是簡報投影片就好了，要有我們演講才成功。再從智慧財產權的角度來說，如果投影片的內容是滿篇文字，資訊就完全揭露了，下次再講就缺少了新穎性，就得追求進步性；君不見著名的演講者，一套投影片走天下，場場瀑滿，沒有人嫌投影片一樣，因為詮釋不同。

所以製作投影片請掌握Magic Seven原則，每張投影片傳達5個概念效果最好，7個概念人腦恰恰好可以處厘，超過9個概念負擔太重了，請重新組織。（7士2＝5～9）。

字體大小

投影片的字體要大、行數要少，為什麼，請看下圖便知分曉：

記住：我們是來演講，不是來做視力檢查！

字體大，行數自然就少，當然就符合Magic Seven原則！
　
我的建議是：
大標題至少要用44點以上的字，如果會場很大、很深的話，點數最好再提高。
還有，千萬別忘了，投影片的大小標題，請盡量用粗體，不要說我在電腦螢幕上看很清楚啊！我們是要投影出來給觀眾出來給觀眾看，而不是請觀眾一個一個來電腦螢幕上看的。
另外，除非是自備notebook，否則請不要選用細明體和標楷體以外的字型設計，因為會場的電腦可能無法支援，千萬不要冒這個險！


標題的使用

標題是每張投影片的主軸，請簡潔有力地傳達每張投影片的重點，最好是以5～9個字來說明，因為再多字一行就擠不進去了，就算擠得進投影片，也擠不進觀眾的腦中，而後者顯然是比較重要的。

因為標題只能取5～9個字，所以冗贅之字就無須出現，例如：「的圖形」（難到我們畫得讓觀眾看不出來是圖嗎？）「百分比分析」（由表中不就看出來了
）。

其實每張投影片就是大小標題的組合，也就是概念的串連，除非是要引述一段文字，或是名言，否則是不會出現超過兩、三行的文字的，就是是要引用一段文字，或者是名言，也應該幫觀眾掌握訊息，以不同顏色或是畫線標示重點。


省略標點符號

既然投影片就是大小標題的組合，那麼就不需要出現標點符號，尤其是冒號和句點，更是可以直接省略。

投影片上的訊息都已經分類串連好了，也都以項目符號、字型字體等加以分段組織，所以大部份的標點符號都是多餘的。

至於括號，也儘量少用，特別是在標題上若加上括號就好像在大庭廣眾咬耳朵一樣，如果在大標題中真的覺得有加括號的必要，那就把它放到次層標題中，這樣可以讓我們的標題簡潔有力。


縮寫的使用

用英文縮寫字可以讓簡報內容更精簡，更專業！

那可不一定，縮寫的效果只有對非常熟悉主題的人才有用，所以除非我們非常確定覯眾的背景，否則還是將全文拼出較佳。

還好，簡報不像看書或文章，我們希望帶著觀眾跟著簡報的進度走，所以不能期望觀眾在第二張投影片學會的縮寫就能馬上應用到後面，更別提有很多人演講是會遲到或神遊的。


數字的使用

數字會說話，所以善用數字來支持我們的觀點或是論證，效果最好，因此，統計數字也是簡報常用的資訊。

在簡報中引用統計數字時，投影片中宜以精確數字呈現，但在口述時，不要太拘泥於精確數字，而應使用近似值，因為近似值容易記憶容易聯想，只有在特殊目的的時候，才需要使用精確數字。


關聯資訊的使用

資訊透過時間和空間的關聯，更具意義，所以流程圖、組織圖、時間表、timelines，都可以讓資訊更為生動，Visio是很好的輔助工具。


資訊來源

簡報也應該尊重智慧財產權，註明資料來源一來表示我們所引用資訊的權威性，二來也彰顯我們的專業。

在簡報中可以建立自己的風格，將資訊來源固定安排在投影片的固定地方，如此一來，我們演講的時候不用再花寶貴的時間去交待資訊來源，觀眾就會自己在投影片的適當位置取得所需資訊。投影片中的資訊來源也應該採用標準書目格式，以免掛一漏萬。
例：放在每張投影片的最下方。

Step 2：組織內容

組織內容可以分選擇簡報主題和簡報處方兩部分來說明。


簡報主題

簡報主題可能是早就決定好了。如果主題是您自己選的，就從聽眾開始想起吧。如果您是要在課堂上報告，那麼您的聽眾有同學和教授，有男生和女生，有不同學系不同年級，但是都對這門課程有興趣。

在決定簡報主題，有四個重點。

1. 講自己有興趣或有研究的主題。您可能想到一個好題目，您認為您的聽眾會很喜歡但是您自己沒興趣，那麼您可能沒有辦法表現得很好，而聽眾會知道。
2. 簡報主題不要太空泛。例如：熬夜對大學生的影響，聽起來像是好題目，您可以暢所欲言，但是講不到重點。把它收斂得更明確一點（specific）。如果題目太大，您自己會很混淆，聽眾也抓不到重點。
3. 簡報主題也不要太專深。題目不要太大，也不要太小。如果題目太小，沒有發展空間，無法盡情揮灑。
4. 簡報主題要鎖定一個主要概念。一個涵蓋太多概念的題目，很難說清楚講明白。

簡報處方

一場簡報可以分成三部分：Introduction, Body, Conclusion，各佔百分之十、八十、十。

開場（Opening ） 10％

簡報開始的前30/90秒是最重要的。在這30秒，必須抓住聽眾的注意力，讓他們對您將要講的內容產生興趣。有幾種有效的開場技巧，您可以用一個發人深省的問題開場，做一個有趣或矛盾的陳述，引用一句相關的名言佳句，或講一個相關的笑話（？）。您也可以引用歷史故事，或者個人的經驗。您可以自由選用，但是您的開場要能帶出您的簡報主題（告訴聽眾接下來您將要講什麼）。開場約佔您的簡報的10％。

主體（body ） 80％

簡報的主體要接續為開場白提供輔證，是簡報最主要的部分，約佔80％。簡報主體最好的整理方式是利用概念圖或是心智圖呈現，或者條列重要。每個重點是環環相扣的，把一個重點講清楚，再換下一個重要。這種循序的方式可以讓簡報的進行順暢，聽眾容易跟上。但是千萬不要把聽眾淹沒在無數的點中，簡報目的是溝通訊息，是要聽眾記得您的內容，所以把主要重點限縮在三項。具體做法：寫下簡報目的，將目的展開為三至五項，摘述重點。

展開重點的方法有：

舉例說明

引用統計數字

引用權威專家/機構

做比較

訴諸情緒

結語（closing） 10％

結語和開場同樣重要。結語要機智、發人深省、強烈、清楚、意義，最好能餘音繞樑三日不絕於耳！這是我們總結簡報的機會，最後一次機會把簡報訊息傳送到聽眾大腦中。把簡報想成一個圓，結語剛好繞回來與開場呼應。結語大概佔整個簡報的10％。

結語的技巧：

• 摘要：告訴聽眾說過了什麼。
• 故事：如果您開場有講故事，別忘了告訴聽眾王子與公主從此過著幸福快樂的日子。為什麼王子與公主可以幸福快樂呢，因為他們學會了簡報技巧。結語所用的故事，一定要緊扣簡報重點。
• 名言佳句：如果您在開場時引用了名言佳句，結語時再講一遍：I have a dream!
• 問題：如果您用問題當開場，在結束時再說一遍，然後告訴聽眾答案。行動：如果您是用一項驚人的數據或事實開場，告訴聽眾該採取什麼樣的行動來改變那個事實或數據。您可以要求聽眾開始行動做為結尾。

Step 1：認識聽眾

如果能夠事先知道觀眾的基本資訊，那麼在設計簡報訊息時，就可以將觀眾的特性融入簡報中。聽眾為什麼會來聽我們演講，想從我們的演講中得到什麼？我們的簡報內容能不能符合聽眾的需求？聽眾的人數有多少？

聽眾對主題的熟悉程度如何？所有人都很熟悉，還是只有部分人熟悉？聽眾的背景、教育程度、工作性質等同質性有多高？如果我們的聽眾對我們所要講的主題已經很熟悉，我們還講眾人皆知的基本觀念，是會讓人很厭煩的；反之，如果我們的聽眾對主題一點也不熟悉，而我們一下子就切入核心，讓聽眾一頭霧水，或者滿口聽不懂的專有名詞、英文簡稱，讓聽眾充滿挫折，那麼聽眾也不會讚美我們的。

所以，根據聽眾分析來準備簡報內容，需要為聽眾建立背景知識時，請大方地加以解釋，再把焦點拉回主題，讓所有聽眾都能同步。所以，也不要在中途塞給聽眾太多的參考資料，這樣聽眾會分心，還跟不上進度，請把所有補充資料全部放在最後面，甚至另外製作附錄，讓聽眾帶回去參考。

我們的聽眾是誰？可以用記者常用的五個W開始（Who, What, When, Where and Why）。

Who

誰會坐在聽眾席中？聽眾會是成人、青少年、小朋友，還是都有？聽眾不同您所用的語言和風格也要跟著調整。例如：如果對象是大人，我會說簡報就像是開車，是可以學習的，而且有機會成車神；如果是大學生，我會說簡報就像是騎卡腳車，是可以學習的，而且學會之後終身受用。那麼到底要分析聽眾的那些面向呢？

• 性別：不是有書說男人和女人是來自不同星球嗎？（女星男、金星女）
• 年紀
• 職業
• 教育程度
• 宗教信仰
• 種族
• 嗜好/偏好
• 政治信仰
• 教養
• 態度

這個清單還可以更長，我們應該根據我們的聽眾與場合，儘可能找到聽眾的共同點/相似處（similarities ），讓簡報發揮最大效益。

What

我們聽眾關心的議題是什麼？該如何討論這些議題？如果是爭議性的議題，如何安撫聽眾，讓聽眾不會害怕？

When

什麼時候開始簡報？是在早上聽眾很清醒的時候，還是在午後聽眾剛吃飽飯有點睏的時候？（肚皮飽眼皮鬆）如果您的簡報剛好被安排在午餐後，考慮來點幽默笑話或者穿插一點遊戲或活動。還有其他的簡報者嗎？他們是誰？他們的主題是什麼？您是第一位上台的，還是最後一位呢？

Where

您會在那裏簡報？是在演講廳、教室、還是戶外？聽眾的感受如何？聽眾是在演講廳吹著冷氣坐在舒服的椅子上，還是坐在硬板凳上呢？是在吵雜的飯店演講，還是旁邊還有其他活動正在進行中？

Why

聽眾為什麼要來聽您演講？是聽眾自己想要來聽，還是被強迫來的？聽眾期望得到什麼？資訊、觀點、還是純粹娛樂？高效能的演講要讓聽眾有收穫，要給聽眾一些什麼東西帶回去。在寫簡報內容時，試著穿聽眾的鞋子，如果我是聽眾，這樣講我會想要聽嗎？

簡報者看著聽眾就像在照鏡子，語氣、手勢，您想要知道自己的表現如何？看聽眾就知道了。

• 如果您很有趣，他們會笑。如果您不好笑卻想要搞笑，他們會很尷尬。
• 如果您很緊張，他們也會很不自在。
• 如果您很無聊，他們也會配合您，也許一路點頭與周公難分難捨。
• 如果您想要快快回家，他們也正這麼祈禱著。
• 如果您很enjoy，他們會微笑，和您一樣enjoy。
• 如果您一直變換情緒，他們也會像坐雲宵飛車一樣。
• 如果您喜歡他們，他們也喜歡您。
• 如果您不喜歡他們，會顯示出來，他們也不會為您瘋狂。
• 如果您指著他們的鼻子罵，他們也會回敬。只是聽眾通常是比較寬容的，他們比較想要和您站在同一陣線，而不是反對您。

最後，您的簡報目的是什麼？是要告知(Inform)、說服(Persuade)、還是訓練(Train)您的聽眾？目的不同做法也要不同！